Vacature Client, Sales & Service Support Officer

Lieu : Aesthetic Solutions (Asse)

Type de contrat : Temps plein

Rapporte à : Operations Manager

Date de début : Dès que possible

À propos d’Aesthetic Solutions

Aesthetic Solutions est un concept médical global unique, qui combine une vision holistique de la beauté avec des produits scientifiquement prouvés et des technologies avancées. Nous conseillons, accompagnons et outillons les médecins esthétiques, dermatologues, skin therapists et instituts haut de gamme afin de leur permettre de concrétiser cette promesse. Ensemble, nous faisons réellement la différence pour les personnes souhaitant révéler encore davantage leur beauté intérieure

À propos de la fonction

Vous aimez aider les clients, réagir rapidement et apporter structure et overzicht? Alors ce rôle est fait pour vous. En tant que Client, Sales & Service Support Officer, vous êtes le premier point de contact pour nos clients et un partenaire direct pour les départements sales, training et operations. Vous associez une mentalité commerciale à une attitude chaleureuse et à un fort sens des responsabilités. Vous veillez à ce que tout ce qui suit la vente — questions, service, formations — se déroule de manière fluide, professionnelle et proactive. Vous travaillez au sein d’une équipe support dynamique, où l’expérience client, la rapidité et la collaboration sont essentielles. Vous ne pensez pas en termes de renvoi, mais en termes de solutions. Nous recherchons quelqu’un avec de l’ambition et du potentiel pour évoluer avec notre organisation.

Vos missions principales

• Organisation et exécution des mesoestetic® Days, Experience Days et démonstrations
• Formation, coaching et accompagnement du personnel partenaire sur les produits, les traitements et la vente des produits mesoestetic® 
• Formation, coaching et assistance au personnel lors de l’achat d’un device
• Contribution à la mise en route de nouveaux cabinets / instituts
• Participation active à la promotion des actions commerciales ou des lancements produits dans les centres désignés

Vos tâches concrètes

1. Service client & After Sales 

• Gestion quotidienne de la boîte info@: rapide, chaleureuse, sans réponses génériques ni IA
• Assistance directe aux clients pour toute question concernant livraisons, factures, produits ou formations
• Le customer service est notre première ligne de vente : chaque interaction est une opportunité
• Création active d’opportunités commerciales : proposer promotions, suggérer produits ou services pertinents
• Responsable du parcours complet des appareils après-vente : Coordination des livraisons & installations Suivi des plaintes ou défauts Contact avec techniciens ou fournisseurs Troubleshooting et collecte de feedback concernant EVE M, Genesis ou autres appareils
• Référence interne pour tout ce qui concerne l’EVE M (appareil d’analyse cutanée) : Création de comptes Gestion des questions de service ou problèmes logiciels (ou bonne transmission) 

2. Support commercial

• Collaboration étroite avec les Area Managers
• Support dans les offres, commandes d’action, commandes en volume, demandes de démonstration
• Suivi proactif des leads, y compris par téléphone
• Détection d’opportunités commerciales et conversion en actions via HubSpot
• Screening des leads pour évaluer leur potentiel commercial
• Transmission qualifiée au bon account manager, checklist incluse via HubSpot + rappel via WhatsApp
• Gestion structurée de toutes les actions support dans HubSpot : enregistrements, suivis, notes

3. Support training

• Contribution à la qualité opérationnelle des formations :
• Accueil chaleureux des clients
• Hospitality (boissons, ambiance, échanges)
• Enregistrement des participants
• Communication des promotions au magasin
• Transmission immédiate de tout intérêt pour un appareil à l’Area Manager concerné
• Envoi de l’aftermail : résumé, actions, remerciements
• Suivi en collaboration avec le formateur, le planning et le client

4. Support opérationnel

• Gestion des retours, demandes de garantie et dossiers clients
• Appels aux clients en retard pour une formation ou un rendez-vous
• Appels proactifs en cas de changements de dernière minute ou reminders
• Contribution à la structure et visibilité dans tous les contacts clients
• Suivi des factures ouvertes en collaboration avec le service finance

Ce que nous attendons de vous

• Excellente maîtrise du néerlandais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Bonnes connaissances de base en anglais.
• Solides compétences en communication : clair, orienté client et empathique.
• Écoute active et communication axée sur la résolution de problèmes.
• Sens du service et attitude conviviale dans tous les contacts.
• Capacité à comprendre les besoins des clients et à proposer des solutions adaptées.
• Résistant au stress et professionnel, même dans des situations difficiles.
• Connaissance de base des systèmes CRM ou volonté de les apprendre.
• Bonne maîtrise de l’informatique (MS Office, Outlook, Teams).
• Esprit d’équipe avec une attitude positive.
• Flexible et capable de s’adapter dans un environnement dynamique.
• Proactif et orienté solutions.

Ce que nous vous offrons

• Une fonction à fort impact dans une entreprise beauty innovante et en pleine croissance
• De la variété, de l’autonomie et la possibilité de faire la différence chaque jour sur le terrain
• Une équipe professionnelle et passionnée qui vous soutient
• Des possibilités d’évolution et des formations spécialisées
• Une rémunération conforme au marché, incluant :
• Assurance groupe & hospitalisation
• Chèques-repas
• Laptop GSM avec abonnement (usage non privé)